بعد تجربة العمل في بيئات مختلفة منها القطاع الحكومي والقطاع الخاص والشبه حكومي، والمرور في عدة مشاكل مختلفة كأي موظف، أيقنت أن هناك مهارات مهمة يجب أن يعرفها كل موظف ويعمل بها للتأقلم والصمود مع كل بيئة عمل جديدة، ويتفادى الوقوع في المشاكل بشكل دوري.
مهارات كتابة الإيميلات
- كتابة الإيميل: يجب كتابة الإيميل بشكل مرتب وليس عبارة عن مقال من عشرة أسطر، على سبيل المثال سوف تشرح عمل معين قمت به، يجب أن توضح آلية العمل على فقرات مثل كتابة سير العمل كالتالي ويتم ترقيم نقاط بعد ذلك توضح تواريخ سير العمل ويمكنك تضمينها مع النقاط في سير العمل، ملاحظاتك التي نتجت بعد نهاية العمل، وما إلى ذلك من رؤوس مهمة في عملك.
- التوجيه في الإيميل: يجب الإنتباه في عملية التوجية في الإيميلات ان كانت إلى المدير او زميل العمل ومتى يتم تضمين المدير في إيميلاتك، على سبيل المثال قمت بمهمة ولها أهمية عند المدير وستقوم بتسليمها إلى زميلك ليكمل العمل عليها، يجب أن تضع مديرك في الإيميل في خانة cc ليكون مطلع على عملك وأنك تعمل بشكل صحيح.
- الرد على الإيميلات: في حال الرد على ايميل وهناك الكثير من الأشخاص في خانة to او في خانة cc يجب عليك الرد وتضمين الجميع وعدم حذف أي منهم وذلك يعتبر من المهنية العالية في العمل.
- التواصل الخارجي: والمقصود إرسال إيميل إلى موظف خارج المنظمة، يتوجب عليك التعريف بنفسك إن لم تقم بمقابلة الشخص أو ذكر انك أخذت بريده الإلكتروني من الزميل (فلان) ثم الدخول في الموضوع الذي تريد مراسلته من أجله.
- الألقاب: في العمل الحكومي يفضل كتابة سعادة الأستاذ (فلان)، فهي تعطي قيمة في تقديم الإحترام الكبير للمدراء، أما في العمل الخاص لا توجد تلك الرسميات فيمكنك كتابة الأستاذ (فلان) وتكمل كتابة إيميلك.
مواجهة المشاكل
- لتفادي ضياع حقك أو الوقوع في مشكلة يجب أن تقوم بمتابعة العمل عبر البريد الإلكتروني وأخذ الصلاحيات والموافقات عبره وليس عبر الهاتف ليكون هناك مواد مثبته بشكل أكبر من الهاتف.
- تسليم الأعمال عبر البريد الإلكتروني قدر الإمكان وليس عبر فلاش أو ورقياً، وإن كانت ورقيه فعليك إرسال بريد إلكتروني يثبت تسليمك العمل إلى الشخص المعني.
الإجتماعات
- الإهتمام بتعابير وجهك وحركات يدك وعدم إظهار غضبك في حال وجوده، إنما الهدوء التام وكتابة النقاط التي تريد العمل على تغييرها أو تحسينها..
- كتابة الملاحظات المهمة ومتابعتها والتي قدمت من قبل الزملاء حول العمل الذي قمت به، لتحسين سير العمل عليها، وعدم أخذ الموضوع بشكل شخصي إنما هو لتحسين العمل إلى الأفضل.
- تقديم عملك بشكل مرتب وسير العمل فيه وإيضاح جميع الأسباب إن كان هناك تأخير في ذلك، وإضافة إقتراحات لتفادي الأسباب.
- نهاية كل إجتماع كان هناك مهام تم توكيلها إليك قم بكتابة إيميل بعد الإجتماع بها وإرسالها إلى مديرك وذكر أن العمل عليها سيكون بالتواريخ التالية.
المهام المناطة إليك
- يجب أن تحدد أوقات لتسليم المهام وسير العمل عليها إن كانت مقسمة إلى عدة مهام ويعتبر ذلك سير العمل على المهمة الرئيسية مقسمة على المهام الصغيرة فيها.
- ترتيب المهام حسب أهميتها وليس حسب المهمات التي يسهل أداءها عليك، للتمكن من تسليم المهام في أوقات التسليم المحددة مسبقاً وعدم التأخير في ذلك.
- الحذر من التواصل مع الجميع وإخبارهم بما تعمل وكيفية عمله إن لم يكن يحتاج ذلك، يمكنك التواصل مع مديرك وسؤاله عن أهمية ذلك إن كان الأمر يحتاج إلى المشاورة.
- عدم التدخل في مهام الأخرين والتطفل عليها لعدم إثارة المشاكل والمشاحنات فيما بينكم.
- إن قام أحد الزملاء بالتواصل معك لطلب مهمة ما عبر الهاتف أطلب منه إرسال إيميل بذلك ليكون الموضوع مثبت بشكل رسمي.
الشركة/الجهة التي تعمل فيها
- الإهتمام بمعرفة أخبار الشركة وأداءها في السوق ومعرفة الأهداف والإستراتيجية الخاصة بها، للتمكن من العمل لتحقيق تلك الأهداف وعدم الخروج عن سرب العاملين فيها.
- الإهتمام بمعرفة آليات العمل للموظفين وإتباع الأنظمة الخاصة فيها والتي غالباص تقدم من إدارة الموارد البشرية، ويمكنك التواصل معهم وطلب ما تحتاج معرفته.
وليكتمل الموضوع مع المهارات العامة التي يحتاجها الموظف في أغلب الأعمال والوظائف، إليكم أهم المهارات التي تساعد على تطور أعمالك وتقييمك بشكل أفضل من الإدارة:
مهارة العروض التقديمية
- من المهم تنمية مهارة العروض التقديمية حتى الوصول إلى مرحلة جيدة فيها على الأقل.
- الكثير من الوظائف تتطلب إجادة هذه المهارة.
- تساعد على إيضاح وشرح العمل بشكل مبسط وسلس.
مهارة إستخدام الإكسل
- تساعد على متابعة الأرقام بشكل فعال ومنظم.
- تمكنك من عمل رسوم بيانية لأداء العمل.
- العديد من الوظائف تتطلب هذه المهمة على الأقل معرفة إستخدامه بشكل مبسط.
Follow
أستفدت كثيراً من هذه التدوينة ، شكراً لك يا هيلة.